RMA procedure

 

 

 

 

 

Om een snelle afhandeling mogelijk te maken, verzoeken wij u vriendelijk onderstaande richtlijnen aandachtig door te lezen.

 

(Nog) niet geleverde zending

 

Indien bij u een pakket niet binnen 3 werkdagen na verzending bezorgd is, dient u zo spoedig mogelijk contact met ons op te nemen. Wij kunnen dan een onderzoek starten, teneinde erachter te komen wat er met uw zending aan de hand is.

Manco(’s) in levering

 

Indien bij u een pakket wordt aangeleverd, waarop op de pakbon een X aantal goederen vermeld staan, echter welke fysiek niet compleet zijn aangeleverd, dient u binnen 2 werkdagen na ontvangst contact met ons op te nemen. U dient volgende aan te geven

•  pakbonnummer
•  niet geleverde artikelnummer(s)
•  aantal(len) niet geleverde artikelnummer(s)

Wij zullen dan een onderzoek starten, teneinde erachter te komen wat de reden van deze incorrecte levering is.

Teveel geleverd

 

Indien bij u een pakket wordt aangeleverd, waarin fysiek meer artikelen geleverd worden dan in aantallen op de pakbon vermeld staan, dient u binnen 2 werkdagen na ontvangst contact met ons op te nemen. In overleg met u wordt dan besloten om de teveel geleverde artikelen op kosten van XA Document Solutions, XA Graphic Solutions en xds.nl retour te halen, danwel een aanvullende factuur aan u te zenden.

Foutieve leveringen algemeen

 

In het algemeen geldt dat verkeerd bestelde en/of geleverde goederen compleet en onbeschadigd dienen te zijn en zich in originele, ongeopende en onbeschadigde verpakking, vrij van beschrijvingen en stickers, te bevinden. Indien dit niet het geval is zullen de goederen aan u geretourneerd worden.

Aanvraag van een RMA nummer

 

Om een RMA nummer aan te vragen dient u het RMA aanvraagformulier volledig ingevuld, conform richtlijnen zoals vermeld op het formulier zelf, tezamen met een kopie van de betreffende pakbon danwel factuur per fax of Email aan ons te retourneren. Dit is de snelste mogelijkheid, daar wij voor de verwerking van uw aanvraag altijd het pakbon/factuurnummer en de reden voor de RMA aanvraag nodig hebben.
 

Een kopie van het RMA formulier dient duidelijk zichtbaar op de verpakking aangebracht te worden. Zendingen die aangeboden worden zonder duidelijk zichtbaar formulier, zullen worden geweigerd. Het product dient binnen 5 dagen na toekenning RMA nummer worden geretourneerd.

De diverse soorten RMA

1.       Levering komt niet overeen met de bestelling

2.       Levering komt niet overeen met de pakbon

3.       Foutieve bestelling geplaatst door de klant

4.       Bestelling reeds geannuleerd

5.       Transportschade

6.       Defecte goederen

7.       Stock Rotation

 

1.            Levering komt niet overeen met de bestelling

Voor geleverde goederen die niet in overeenstemming zijn met uw bestelling geldt dat dit binnen 2 werkdagen na ontvangst gemeld dient te worden. Voor de goederen die retour dienen te gaan naar XA Document Solutions en xds.nl ontvangt u een RMA nummer.

2.            Levering komt niet overeen met de pakbon

Indien de geleverde goederen niet in overeenstemming zijn met hetgeen op de pakbon vermeld staat (d.w.z. te weinig, te veel of verkeerde goederen geleverd), dient u dit binnen 3 werkdagen na ontvangst van de goederen te melden. Dit stelt ons in staat om een verkeerde levering zo spoedig mogelijk te herstellen en de correcte en/of ontbrekende goederen alsnog te leveren. Voor de goederen die eventueel retour dienen te gaan naar XA Document Solutions  en xds.nl ontvangt u een RMA nummer. Helaas is het logistiek gezien niet meer mogelijk meldingen, die na deze termijn van 3 werkdagen bij XA Document Solutions en xds.nl binnenkomen, in behandeling te nemen.

3.            Verkeerde bestelling geplaatst door de klant

Een verkeerde bestelling dient binnen 3 werkdagen na leverdatum aan XA Document Solutions en  xds.nl gemeld te worden middels fax of Email. ">Voor een foutief geplaatste bestelling zullen 10% restockingskosten in rekening worden gebracht. ">Indien een verkeerde bestelling na deze termijn van 3 werkdagen gemeld wordt, zijn wij helaas genoodzaakt de Restockingskosten te verhogen naar 20%. Verkeerde bestellingen die na 10 dagen gemeld worden kunnen wij helaas niet meer in behandeling nemen.

Indien verbruiksmaterialen speciaal voor u zijn ingekocht, de Non-Xerox Branded Consumables, gelden deze voorwaarden echter niet. In principe geldt dat in een dergelijk geval de goederen niet meer retour genomen kunnen worden. Per aanvraag zal echter wel bekeken worden in hoeverre er door XA Document Solutions en xds.nl aan uw verzoek tegemoet gekomen kan worden

4.            Bestelling reeds geannuleerd

Indien u een bestelling ontvangt, die u reeds per fax of Email geannuleerd heeft en dit is door onze afdeling Supplies aan u bevestigd, dient u de zending te weigeren danwel binnen 2 werkdagen na ontvangst ons hiervan op de hoogte stellen.

5.            Transportschade

Op het moment dat u een levering aangeboden krijgt en er is sprake van zichtbare schade, dient u te allen tijde deze zending te weigeren en door de vervoerder schriftelijk laten bevestigen dat er sprake is van transportschade. Dit geld ook voor goederen dus ook zendingen die herverpakt zijn door de vervoerder. Nieuwe goederen worden verstuurd zodra de beschadigde zending door ons in ontvangst is genomen.

5a.          Verdekte transportschade

 

Indien de transportschade niet zichtbaar is en pas na het openen van de verpakking ontdekt wordt, dient dit binnen 48 uur te worden gemeld. Claims die na deze termijn gemeld worden, kunnen wij niet meer in behandeling nemen.

6.            Defecte goederen

In het geval van defecte artikelen dient u een proefdruk en/of nauwkeurige klachtomschrijving bij te voegen. Een omschrijving als "is defect" of "werkt niet" is hierbij niet voldoende. Er gelden twee richtlijnen aangaande defecten: enerzijds het merk Xerox en anderzijds de overige merken.

Xerox

Aangaande het merk Xerox, onderscheiden wij meerdere type verbruiksmaterialen:

     ·           Papers, HV wit, gekleurd en Colour (Colotech+, XPrint en Colour Impressions)

     ·           Applications (transparanten etiketten, Special Media)

     ·           XRC (compatible cartridges t.b.v. o.a. HP / Brother / Lexmark)

     ·           Office toners & drums (Tied Supplies)

Supplies (papier, etiketten, transparanten, Special Media) en Xerox Replacement Cartridges

Supplies en Xerox Compatible cartridges voor Brother, Canon, HP en Kyocera, lopen via uw account manager binnen XA Document Solutions en xds.nl. Neem altijd contact met hen op.

 

Office toners & drums (Tied Supplies)

Binnen Xerox Europa houdt het Customer Service Center zich primair bezig met het behandelen en oplossen van klachten van defecte Xerox Office toners & drums. Dit Center is, als enige binnen de organisatie, geautoriseerd om op Xerox Supplies garantie te verlenen. Het Customer Service Center is bereikbaar onder telefoonnummer 020 - 656 36 20

Hier meld u telefonisch uw klacht aan. Het RMA formulier behoeft u hiervoor niet in te vullen. 

Overigen merken

De garantieafhandeling zoals vermeld op het RMA formulier is onder voorbehoud. De feitelijke garantie wordt vastgesteld na controle door de leverancier van het fysieke product. Goederen die niet aan de door de leveranciers gestelde garantievoorwaarden voldoen, zullen na kennisgeving zonder verdere afhandeling vernietigd worden.

In de regel worden defecte producten na 4 tot 6 weken gecrediteerd ofwel omgeruild door de leverancier.

Voor deze productgroepen geldt in het bijzonder, dat proefafdrukken en een nauwkeurige klachtenomschrijving een vereiste zijn voor een spoedige en correcte afhandeling.

QMS, Konica Minolta en OKI artikelen dient u rechtstreeks aan te melden bij Konica Minolta respectievelijk OKI d.m.v. een speciaal telefoonnummer.

Konica Minolta QMS           0900 – 202 26 62

Oki                                         0800 – 566 76 54

XA Document Solutions en xds.nl kan en mag geen verbruiksmaterialen omruilen als het gaat om defecten. Mochten er desondanks kapotte verbruiksmaterialen ter omruiling geretourneerd worden, zullen deze worden geweigerd of, zonder in behandeling te worden genomen, op kosten van de verzender retour worden gezonden.

 

7.            Stock Rotation

Stock Rotation is te specifiek om in deze procedure onder te brengen. Derhalve dient dit altijd separaat te

worden aangevraagd. Dit kunt u doen, door een email te zenden aan admin@xds.nl.

In ieder geval gelden volgende richtlijnen. Per artikel zal worden gekeken naar

·         courantheid

·         ouderdom

·         staat

·         speciality

">Is het artikel niet courant, of is reeds als EOL aangemeld (end of life = niet meer leverbaar), komt het artikel niet meer in aanmerking voor vergoeding.

Is het artikel nog courant, gaan wij ">tot 6 maanden na leverdatum terug:

      1 maand              80%

      2 maanden          70%

      3 maanden          60%

      4 maanden          40%

      5 maanden          25%

      6 maanden          10% vergoeding van het oorspronkelijke factuurbedrag

Per mail dient de aanvraag geplaatst te worden. Vooraf moet opgegeven worden, welke artikelen men retour wil zenden. Hierbij zijn volgende gegevens vereist:

·          artikelnumme

·          omschrijving

·          aantal

·          leverdatum

·          factuurnummer

·          prijs exclusief 21% B.T.W.

 

Uiteraard heeft bovenstaande betrekking op ongeopende, onbeschadigde verpakkingen.

Te allen tijde zal definitieve toekenning van een vergoeding pas plaatsvinden, nadat de goederen in ons magazijn beoordeeld zijn. De aanvrager verzorgt deze retournering


Download hier het RMA formulier .